This is the Privacy and Cookies Policy for the assessment application (BBA App) available to employers who purchase our services for use in their recruitment processes (‘Clients’), employees and candidates of our Clients (‘Candidates’) and the separate online Client Management Portal for Clients (the ‘DataHub’) (collectively ‘Services’) provided by Arctic Shores Limited (“we“,”us” and “our“). We are committed to protecting and respecting your privacy.

This policy together with our Terms of Service sets out the basis on which any personal data we collect from you in relation to the Services, or that you provide to us, will be processed by us. Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your personal data and how we will treat it. Your use of any of the Services is subject to these terms.

Information we collect

We will collect and process the following personal data about:

We will collect and process the following personal data about:
Candidate BBA App – If you are a Candidate for employment, in order for you to use the BBA App you will have already applied for a position with a potential employer or a recruitment company who is our Client, the data controller. In this circumstance, Arctic Shores will act as a data processor of your information under the instructions of our Client. The potential employing Client will forward a link in an email which will enable the generation of a user ID, user name and password necessary at the point Candidates download and sign in to the BBA App. The personal information we receive from you about you from the use of the BBA App is by reference to this pre-allocated user ID, user name and password. No direct identifying information such as name, email or address is collected or provided to us through the BBA App.

In certain cases we collect Candidate title, first name, last name and email address in relation to a Client that is operating an initial web-based version of the service or in other cases where Candidates contact us direct with a technical support query, we may receive their name, email, and telephone number.

Client DataHub – We collect access credentials in relation to authorised users of the Client including title, first name, last name, email and password.

With regard to each Candidate who visits to the BBA App or a Client contact accessing to DataHub we may automatically collect the following information:

  • Technical information, including a device identifier, the Internet protocol (IP) address used to connect your computer to the Internet, your login information, browser type and version, time zone setting, browser plug-in types and versions, operating system and platform;/li>
  • Information about your visit, including the full Uniform Resource Locators (URL), clickstream to, through and from our Services (including date and time), download errors, length of visits to certain pages, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), methods used to browse away from the page, and any phone number used to call our customer service number or social media handle used to connect with our customer service team.

Arctic Shores will act as the data controller when the BBA App is used for Arctic Shores internal recruitment purposes.

Cookies

Our Services uses cookies and similar technologies to distinguish you from other users. This helps us to provide you with a good experience when you interact with our services and also allows us to make improvements. Cookies are pieces of information that are transferred to your device to store and sometimes track information about you. Most browsers automatically accept cookies, but if you prefer, you can change your browser to prevent that and your help screen or manual will tell you how to do this. However, you will not be able to take full advantage of our Services if you do so. We use the following types of cookies:

  • Strictly necessary cookies. These are cookies that are required for the operation of our website and under our terms with you. They include, for example, cookies that enable you to log into secure areas of our website.
  • Optional cookies: These are cookies that are not essential for the operation of our website, but allows additional functionality.

You can find more information about the individual cookies we use and the purposes for which we use them here.

Disabling Cookies

The effect of disabling cookies depends on which cookies you disable, but in general the website may not operate properly if cookies are switched off. If you only disable third party cookies, you will not be prevented from making purchases on our Sites. If you disable all cookies, you will be unable to use our Site.
If you want to disable cookies you need to change your website browser settings to reject cookies. How you can do this will depend on the browser you use. Further details on how to disable cookies for the most popular browsers are set out below:

For Microsoft Internet Explorer:

  1. Choose the menu “tools” then “Internet Options”
  2. Click on the “privacy” tab
  3. Select the setting the appropriate setting

For Google Chrome:

  1. Choose Settings > Advanced
  2. Under “Privacy and security,” click “Content settings”.
  3. Click “Cookies”

For Safari:

  1. Choose Preferences > Privacy
  2. Click on “Remove all Website Data”

For Safari:

  1. Choose the menu “tools” then “Options”
  2. Click on the icon “privacy”
  3. Find the menu “cookie” and select the relevant options

For Opera 6.0 and further:

  1. Choose the menu Files”> “Preferences”
    Privacy

Where you have not set your permissions, we may also separately prompt you regarding our use of cookies on the Site.

How we use collected information

  • To carry out our obligations to our Clients arising from any contracts entered into and to provide the information and Services that Clients request from us;
  • To notify Clients about changes to our service;
  • To administer the Services under our terms and for internal operations, including troubleshooting;
  • To carry out our internal recruitment process
  • To improve our Services to ensure that content is presented in the most effective manner for Candidates and Clients ;
  • To allow participation in any interactive features of our Service,;
  • To keep our site safe and secure;

We may use Client contact details for our own purposes:

  • To make suggestions and recommendations to our Clients about our services, subject to their stated choices and preferences where relevant.

How we use collected information

We use information we collect on behalf of our Clients in the following ways:

  • To carry out our data processor obligations to our Clients arising from any contracts entered into and to provide the information and Services that Clients request from us;
  • To notify Clients about changes to our service;
  • To administer the Services under our terms and for internal operations, including troubleshooting;
  • To improve our Services to ensure that content is presented in the most effective manner for Candidates and Clients ;
  • To allow participation in any interactive features of our Service,;
  • To keep our site safe and secure;

Disclosure of information

We share personal information:

  • With the relevant potential employing Client in relation to Candidate Data;
  • Service providers – we work with third party service providers who assist us in supporting the services, including hosting companies. We may also share your information with other companies who assist us with other functions including technical support and development. Where we use third party service providers to provide services, those providers must only use information where necessary to support the services and subject to appropriate contractual and other safeguards.
  • Outside the normal course of operating the Services, we may also share information where required or entitled by law, legal regulatory process, for the purposes of obtaining legal advice, to prevent fraud or cybercrime or other threats to the Site or Services.

Where we store information

All information you provide to us is stored on our secure servers. Where we have given you (or where you have chosen) a password which enables you to access certain parts of our Services, you are responsible for keeping this password confidential. We ask you not to share a password with anyone.

We retain personal data in respect of Candidates for a maximum of 12 months from the date of completing a BBA. This may include retention necessary to meet to support Client enquiries or identify issue or resolve legal proceedings. We retain personal data in respect of authorised users of the Client DataHub for the duration of the active Client account with the Service and this data may be retained for a period after this time as necessary and relevant to our legitimate operations, our terms and in accordance with applicable law obligations.

We may also retain aggregate information arising from the Services beyond this time for research purposes and to help us develop and improve our Services. Individuals cannot be identified from aggregate information retained or used for these purposes.

Unfortunately, the transmission of information via the internet is not completely secure. Although we will do our best to protect your personal data, we cannot guarantee the security of your data transmitted to our Services; any transmission is at your own risk. Once we have received your information, we will use strict procedures and security features to try to prevent unauthorised access.

Individual rights

You have the right under certain circumstances:

  • To be provided with a copy of their personal data;
  • To request the rectification or erasure of their personal data;
  • To request that processing of their data cease;
  • To request that the restriction of processing of their personal data (while their concerns with this information are verified, for example);
  • To request that their data be transferred to a third party.

Candidates should address requests regarding the exercise of their rights to the potential employer who is our Client and on whose behalf we act. We will take all reasonable steps to forward any such requests we receive to our Client and to assist as far as possible the Client with their obligation to respond to such request.

We will inform Clients (before collecting data relating their own employee contacts ) if we intend to use their data for marketing purposes by checking certain boxes on the forms we use to collect client contact data. It is also possible to object to receiving further marketing at any time without detriment.

If your request or concern is not satisfactorily resolved, you may approach your local data protection authority, (see http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.html).

Change to this policy

Any changes we make to this privacy policy in the future will be where appropriate, communicated to Clients by e-mail and posted on our Services.

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Questions, comments and requests regarding this privacy policy are welcomed and should be addressed to
Arctic Shores Limited
Address; 17 Marble Street, Manchester, M2 3AW
email address: info@arcticshores.com
Telephone number: 0844 848 0424

Dieses ist die Datenschutz- und Cookies-Richtlinie für die Bewertungs-App (BBA- App), die Arbeitgebern, die unsere Dienste zur Verwendung im Rahmen ihrer Einstellungsprozesse kaufen („Auftraggeber“), Arbeitnehmern und Bewerbern unserer Auftraggeber („Kandidaten“) bereitgestellt wird, und für das separate Online- Managementportal für Auftraggeber (den „DataHub“) (zusammen „die Dienste“) von Arctic Shores Limited („wir“, „uns“ und „unser(e) / unseren / unserem / unserer“). Wir nehmen die Wahrung und den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst.

Diese Richtlinie bildet zusammen mit unseren Servicebedingungen die Grundlage, auf der personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit unseren Diensten von Ihnen erheben bzw. die Sie uns bereitstellen, von uns verarbeitet werden. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise sorgfältig durch, um unsere Sichtweisen und Praktiken in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und wie wir diese behandeln, zu verstehen. Ihre Nutzung der Dienste unterliegt diesen Bedingungen.

Welche Daten werden von uns erfasst?

Wir erfassen und verarbeiten folgende personenbezogenen Daten:

BBA-App für Kandidaten: Wenn Sie ein Kandidat in einem Einstellungsverfahren sind, werden Sie sich bereits bei einem potenziellen Arbeitgeber oder bei einer Personalvermittlungsagentur, die unser Auftraggeber ist (dem Datenverantwortlichen), um eine Stelle beworben haben. In diesem Fall handelt Arctic Shores als Datenverarbeiter Ihrer Daten gemäß den Anweisungen unseres Auftraggebers. Der Auftraggeber wird als potenzieller Arbeitgeber einen Link per E- Mail bereitstellen, der die Erstellung einer Benutzer-ID, eines Benutzernamens und Passworts ermöglichen wird, die benötigt werden, wenn der Kandidat die BBA-App herunterlädt und sich anmeldet. Die personenbezogenen Daten, die wir durch die Nutzung der BBA-App von Ihnen zu Ihrer Person erhalten, sind lediglich mit dieser im Voraus zugewiesenen Benutzer-ID, dem Benutzernamen und dem Passwort assoziiert. Über die BBA-App werden keine Daten (wie z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Postanschrift) von uns erfasst oder an uns übermittelt, durch welche der Benutzer direkt identifizierbar wäre.

In manchen Fällen erfassen wir die Anrede, den Vor- und Nachnamen sowie die E- Mail-Adresse von Kandidaten in Bezug auf einen Auftraggeber, der eine anfängliche webbasierte Version des Dienstes betreibt; oder in anderen Fällen, in denen Kandidaten uns direkt mit einer technischen Supportanfrage kontaktieren, können wir deren Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer erhalten.

Auftraggeber DataHub: Wir erfassen Benutzerdaten für Nutzungsberechtigte des Auftraggebers, einschließlich Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort.

Für jeden Kandidaten, der die BBA-App aufruft, oder einen Kontakt eines Auftraggebers, der auf den DataHub zugreift, können folgende Daten automatisch von uns erfasst werden:

  • technische Daten, einschließlich einer Gerätekennung, der IP-Adresse (Internet Protocol) Ihres Computers, Ihrer Benutzerdaten, Ihres Browsertyps und der Browserversion, Zeitzoneneinstellung, Browser-Plugin-Typen und – Versionen, Betriebssystem und Plattform;
  • Daten über Ihren Besuch, einschließlich der vollständigen URL (Uniform Resource Locator), des Clickstreams zu, durch und aus unseren Diensten (einschließlich Datum und Uhrzeit), Downloadfehlern, Verweildauer auf bestimmten Seiten, Interaktionen mit der Seite (Suchvorgänge, Klicks und Mausbewegungen), Methoden zum Verlassen der Seite, verwendeter Telefonnummern zum Erreichen unseres Kundenservices oder verwendeter sozialer Medien, um sich mit unserem Kundenserviceteam zu verbinden.

Cookies

Unsere Dienste verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Sie von anderen Benutzern zu unterscheiden. Dies ermöglicht es uns, Ihnen bei Ihrer Interaktion mit unseren Diensten ein gutes Benutzererlebnis bereitzustellen, und hilft uns auch dabei, Verbesserungen vorzunehmen. Cookies sind Informationen, die auf Ihr Gerät übertragen werden, um Daten über Sie zu speichern und in manchen Fällen auch zu verfolgen. Die meisten Webbrowser akzeptieren Cookies automatisch, doch Sie können Ihre Browser-Einstellungen jederzeit nach Belieben ändern, um dies zu verhindern. Die entsprechenden Hinweise dazu finden Sie in Ihrem Hilfe-Menü oder in Ihrer Bedienungsanleitung. Wenn Sie dies tun, werden Sie jedoch nicht die umfassenden Funktionalitäten unserer Dienste nutzen können. Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

  • Zwingend erforderliche Cookies. Diese Cookies sind für den Betrieb unserer Website und gemäß unseren Bedingungen erforderlich, mit denen Sie sich einverstanden erklärt haben. Dazu gehören beispielsweise Cookies, die es Ihnen ermöglichen, sich in sichere Bereiche unserer Website einzuloggen.
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Weitere Informationen über die verschiedenen Cookies, die wir verwenden, und deren Verwendungszwecke finden Sie hier.

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Wie sich die Deaktivierung von Cookies auswirkt, hängt davon ab, welche Cookies deaktiviert werden. Im Allgemeinen kann die Website möglicherweise nicht einwandfrei funktionieren, wenn Cookies deaktiviert werden. Wenn Sie lediglich Cookies von Drittparteien deaktivieren, werden Sie nicht an Käufen über unsere Websites gehindert. Wenn Sie alle Cookies deaktivieren, werden Sie unsere Website nicht nutzen können.

Wenn Sie Cookies deaktivieren möchten, müssen Sie Ihre Webbrowsereinstellungen so ändern, dass Cookies zurückgewiesen werden. Die notwendigen Schritte dazu variieren je nach dem verwendeten Browser. Weitere Einzelheiten über die Deaktivierung von Cookies für die meistverwendeten Browser sind nachfolgend beschrieben:

Für Microsoft Internet Explorer:

  • ErstdasMenü„Extras“,dann„Internetoptionen“wählen.
  • AufdieRegisterkarte„Datenschutz“klicken.
  • DiegewünschteEinstellungwählen.

Für Google Chrome:

  • Auf „Einstellungen“ > „Erweitert“ gehen,
  • unter „Datenschutz und Sicherheit“ auf „Inhaltseinstellungen“ klicken.
  • Auf „Cookies“ klicken.

Für Safari:

  • Unter „Einstellungen“ > „Datenschutz“ wählen,
  • auf „Alle Websitedaten entfernen“ klicken.

Für Mozilla Firefox:

  • Das Menü „Extras“, dann „Einstellungen“ wählen,
  • auf das Symbol „Datenschutz“ klicken.
  • Das Menü „Cookies“ suchen und die entsprechenden Optionen wählen.

Für Opera 6.0 and further:

  • Im Menü „Dateien“ die Optionen „Einstellungen“ und
    „Datenschutz“ wählen.

Falls Sie Ihre Zustimmung noch nicht erteilt haben, senden wir Ihnen in Bezug auf unsere Verwendung von Cookies auf der Website eventuell auch eine separate Aufforderung.

Wie verwenden wir erfasste Daten?

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Auftraggebern und zur Bereitstellung der von Auftraggebern angeforderten Informationen und Dienste;
  • Zur Benachrichtigung von Auftraggebern über Änderungen an unseren Diensten;
  • Zur Verwaltung der Dienste gemäß unseren Bedingungen und für interne Vorgänge, einschließlich der Fehlerbehebung;
  • Zur Durchführung unseres internen Einstellungsprozesses;
  • Zur Verbesserung unserer Dienste, um sicherzustellen, dass der Inhalt für Kandidaten und Auftraggeber auf effektivste Weise präsentiert wird;
  • Um die Beteiligung an interaktiven Funktionen unserer Dienste zu ermöglichen;
  • Um die Sicherheit unserer Website zu garantieren;

Wir können Kontaktangaben von Auftraggebern unter Umständen für eigene Zwecke verwenden:

  • Um unseren Auftraggebern je nach ihren erklärten Wahlentscheidungen und Präferenzen, sofern relevant, Vorschläge und Empfehlungen über unsere Dienste zu machen.

Wie verwenden wir erfasste Daten?

Die von uns im Namen unserer Auftraggeber erfassten Informationen werden auf folgende Weise verwendet:

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten als Datenverarbeiter gegenüber unseren Auftraggebern und zur Bereitstellung der von Auftraggebern angeforderten Informationen und Dienste;
  • Zur Benachrichtigung von Auftraggebern über Änderungen an unseren Diensten;
  • Zur Verwaltung der Dienste gemäß unseren Bedingungen und für interne Vorgänge, einschließlich der Fehlerbehebung;
  • Zur Verbesserung unserer Dienste, um sicherzustellen, dass der Inhalt für Kandidaten und Auftraggeber auf effektivste Weise präsentiert wird;
  • Um die Beteiligung an interaktiven Funktionen unserer Dienste zu ermöglichen;
  • Um die Sicherheit unserer Website zu garantieren;

Offenlegung von Informationen

Wir geben personenbezogene Daten weiter:

  • An den betreffenden Auftraggeber als potenziellen Arbeitgeber eines Kandidaten;
  • Dienstleistungsanbieter: Wir arbeiten mit Drittdienstleistern, einschließlich Hosting-Firmen, zusammen, die uns bei der Unterstützung von Dienstleistungen helfen. Wir können Ihre Daten auch an andere Unternehmen weitergeben, die uns mit anderen Funktionen wie technischer Assistenz und Entwicklung unterstützen. Wenn wir Drittdienstleister zur Bereitstellung von Diensten beauftragen, dürfen Daten von den betreffenden Dienstleistern nur in dem zur Unterstützung der Dienste erforderlichen Umfang und vorbehaltlich entsprechender vertraglicher und anderer Absicherungen verwendet werden.
  • Außerhalb des normalen Betreibens der Dienste können wir auch in dem gesetzlich erforderlichen oder zulässigen Umfang, im Rahmen gesetzlich vorgeschriebener Verfahren, für die Zwecke der Einholung rechtlicher Beratung, zur Verhinderung von Betrug oder Cyberkriminalität oder anderer Bedrohungen der Website oder der Dienste Daten weitergeben.

Wo werden Daten gespeichert?

Alle Daten, die Sie uns bereitstellen, werden auf sicheren Servern gespeichert. Sofern wir Ihnen ein Passwort zugewiesen haben (oder Sie eines gewählt haben), um Ihnen den Zugriff auf bestimmte Teile unserer Dienste zu ermöglichen, tragen Sie die Verantwortung dafür, dieses Passwort geheim zu halten. Ein Passwort darf an keine andere Person weitergegeben werden.

Wir speichern personenbezogene Daten über Kandidaten für eine Dauer von maximal 12 Monaten ab dem Datum der Bearbeitung einer BBA. Dies kann die notwendige Aufbewahrung zum Zwecke der Beantwortung von Supportanfragen des Auftraggebers oder der Behebung von Problemen oder der Beilegung von Rechtsstreitigkeiten beinhalten. Wir bewahren personenbezogene Daten von Nutzungsberechtigten des Auftraggebers DataHub auf, solange das Auftraggeber- Konto für den Dienst aktiv ist, und danach können diese Daten so lange weiter gehalten werden, wie dies für unsere rechtmäßigen Vorgänge, gemäß unseren

Bedingungen und entsprechend den geltenden Rechtsvorschriften erforderlich und relevant ist.

Wir können zudem über diesen Zeitpunkt hinaus aggregierte Daten aufbewahren, die sich aus der Nutzung der Dienstleistungen ergeben, um diese für Forschungszwecke und zur stetigen Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Dienste zu verwenden. Einzelne Personen sind anhand der für diese Zwecke aufbewahrten oder verwendeten aggregierten Daten nicht identifizierbar.

Leider ist die Übertragung von Daten über das Internet nicht vollkommen sicher. Wenngleich wir uns nach Kräften bemühen, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Dienste übertragenen Daten nicht garantieren; jegliche Übertragung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko. Sobald Ihre Daten bei uns eingegangen sind, verwenden wir strenge Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen, um einen unbefugten Zugriff möglichst zu verhindern.

Ihre persönlichen Rechte

Sie haben unter bestimmten Umständen folgende Rechte:

  • Anforderung eines Auszugs Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Einstellung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (beispielsweise während Ihre Bedenken bezüglich dieser Daten geprüft werden);
  • Anforderung der Übertragung von Daten an einen Dritten.

Kandidaten sollten Anfragen bezüglich der Inanspruchnahme ihrer Rechte an den potenziellen Arbeitgeber senden, der unser Auftraggeber ist und in dessen Namen wir handeln. Wir ergreifen sämtliche angemessenen Maßnahmen, um derartige Anfragen an unseren Auftraggeber weiterzuleiten und dem Auftraggeber soweit möglich dabei zu helfen, seiner Verpflichtung zur Beantwortung solcher Anfragen nachzukommen.

Wir werden Auftraggeber (vor jeglicher Erfassung von Daten über ihre eigenen Arbeitnehmer) informieren, falls wir beabsichtigen, deren Daten für Marketingzwecke zu verwenden, indem wir bestimmte Kästchen auf den von uns verwendeten Formularen zur Erfassung von Auftraggeber-Kontaktdaten ankreuzen. Es ist auch möglich, jederzeit und ohne jegliche Beeinträchtigung gegen den Erhalt weiterer Marketinginformationen Einspruch zu erheben.

Falls Ihre Anfragen oder Bedenken nicht zufriedenstellend bearbeitet bzw. behandelt werden, können Sie bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einlegen (siehe http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.html).

Änderungen dieser Richtlinie

Etwaige künftige Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie werden Auftraggebern, soweit angemessen, per E-Mail mitgeteilt und auf unseren Diensten veröffentlicht.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir begrüßen Fragen, Kommentare und Anfragen bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie; diese sind an folgende Anschrift zu richten: Arctic Shores Limited
Adresse: 17 Marble Street, Manchester, M2 3AW
E-Mail: info@arcticshores.com
Telefon: 0844 848 0424